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Fatturazione elettronica: le regole da tenere in considerazione

Con la nuova Legge di Bilancio, entrata in vigore il 1 gennaio 2019, sono state introdotte una serie di novità, tra cui la fantomatica fatturazione elettronica, cioè il documento digitale che, in seguito a una compravendita, attesta l’avvenuto pagamento.

L’idea è far sì che ogni transazione avvenga con mezzi tracciabili, per limitare i fenomeni di autocertificazione dei costi e di evasione fiscale. Un obbligo da cui i privati cittadini sono assolti, ma a cui i professionisti devono attenersi scrupolosamente per poter godere delle detrazioni.

Per i professionisti e possessori di partita Iva che, per lavoro, fanno un grande utilizzo di autovetture, i costi principali sono proprio quelli legati al carburante, che superano di gran lunga i costi di acquisto del mezzo. Per questi soggetti professionali – siano essi aziende o liberi professionisti – è chiaro che la detraibilità dell’Iva, così come la deducibilità dei costi, può garantire ogni anno un risparmio notevole. Per questo è importante capire nel dettaglio come funzionano le detrazioni fiscali con il nuovo sistema in vigore. 

Per poter detrarre l’Iva e dedurre le spese di carburante per mezzi di trasporto aziendale è dunque indispensabile pagare con metodi specifici quali carte di debito, di credito, prepagate, assegni bancari e postali, bonifici, addebiti diretti in conto corrente e altri strumenti di pagamento elettronico che consentano l’addebito in conto corrente.

Le carte – di credito, debito o prepagate – possono essere sia aziendali che carte personali di dipendenti e collaboratori. In quest’ultimo caso, però, come chiarisce la circolare 8/E, è fondamentale che tra il dipendente e l’azienda si mantenga una catena di corresponsioni totalmente tracciabili, compreso il rimborso nei confronti del dipendente, sia che avvenga tramite bonifico, sia che avvenga in busta paga.

Ricordiamo dunque, a chiunque abbia necessità di detrarre costi sull’acquisto di carburante, di effettuare i seguenti passaggi: effettuare tutti i pagamenti con mezzi elettronici, richiedere sempre la fattura elettronica in seguito a una compravendita, inviare la fattura all’Agenzia delle Entrate che, dopo i controlli del caso, procederà ad avviare le pratiche di rimborso.

Cosa si intende per “fattura elettronica”? – L’obbligo di fatturazione elettronica non deve spaventare: si tratta semplicemente di un documento in formato xml che contiene tutti i dati della transazione. Il documento deve essere compilato dal benzinaio e inviato, entro le 24 ore successive, al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, in modo che il server SDI dell’Agenzia possa trattenere le informazioni di interesse e trasmettere la e-fattura all’acquirente. I gestori delle aree di servizio, naturalmente, sono obbligati a dotarsi dell’attrezzatura adeguata, per esempio, di un lettore ottico in grado di scansionare i codici QR. 

Un comodo sistema per velocizzare e semplificare l’intera operazione – diversi automobilisti ci sono già arrivati – è l’utilizzo delle apposite app, scaricabili facilmente su App Store e Google Play. Di fatto, queste applicazioni permettono di associare la partita Iva (con tutti i dati annessi) a un QR Code fornito dall’Agenzia delle Entrate, da usare direttamente dal benzinaio, anche nel caso di un servizio self service (attraverso lo smartphone si può richiedere la fattura digitando il codice riportato sullo scontrino). Altrimenti occorre fornire al benzinaio il proprio numero di Partita IVA, codice fiscale, indirizzo, e codice destinatario o PEC.

Come funziona la carta carburante? – Un altro modo pratico per gestire le fatture è affidarsi a una prepagata per l’acquisto di carburante. Il nuovo sistema, infatti, ha mandato definitivamente in pensione la scheda carburante, sostituendola con la carta carburante, che offre il vantaggio dell’assoluta tracciabilità. Un altro aspetto positivo da non trascurare è che le carte carburante offrono un servizio di raccolta e gestione delle fatture che può decisamente semplificare la rendicontazione delle spese.

Si dividono in monomarca, multimarca e universali. Le prime permettono il rifornimento solo presso la compagnia convenzionata, le multimarca ampliano il raggio a diversi marchi, le universali, come la prepagata Soldo Drive, permettono di rifornirsi presso qualsiasi benzinaio e quindi di poter valutare quale sia il più conveniente. 

In genere le carte carburante sono collegate da una propria applicazione smartphone, che permette di tenere sott’occhio il quadro completo di costi e di consumi. Sono pensate per semplificare tutto il meccanismo di rendicontazione. Soldo Drive, per esempio, offre la riconciliazione automatica delle fatture, un documento riepilogativo (per il periodo che si desidera) contenente tutte le fatture elettroniche inferiori a 300 € e anche il calcolo della detrazione Iva. Una scelta che, nell’apparente complessità del nuovo sistema di fatturazione, può risultare pratico e conveniente.

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