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Le caratteristiche principali di una posta certificata PEC

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La posta elettronica certificata – PEC è il modo più semplice e immediato per scambiare informazioni digitali di determinata importanza. La priorità alta di una classica casella mail è sostituita dal sistema di posta certificata che attesta la corretta trasmissione di una mail, con tanto di autenticazione di avvenuta consegna da parte del destinatario.

Il funzionamento di una casella di posta certificata PEC merita un’analisi a parte. Questo articolo analizza le principali caratteristiche e quali fattori spingono a scegliere i servizi di un gestore di posta certificata.

Che cosa è una PEC?

La posta certificata PEC è uno strumento digitale che serve a scambiare comunicazioni tramite un indirizzo mail, con validità legale.

Le imprese individuali, le società giuridiche e i liberi professionisti hanno l’obbligo per legge di avere una posta certificata PEC. L’origine di questo strumento digitale risale a più di dieci anni, ma l’obbligo è stato introdotto dal 2020, con tutte le relative sanzioni per il mancato rispetto.

Le categorie sopra citate devono usare la posta certificata PEC per tutte le comunicazioni con la Pubblica Amministrazione. Dall’altro lato anche i cittadini privati possono munirsi di una casella di posta certificata PEC per soddisfare le stesse esigenze delle società o per esempio, per completare la presentazione di una domanda ad un concorso pubblico.

Come funziona una PEC?

La posta certificata PEC è paragonabile a una qualsiasi casella di posta elettronica, per i modi applicati alla scrittura del testo e integrazione di allegati. La differenza principale è la certezza dell’avvenuta consegna che al tempo stesso costituisce carattere giuridico.

Ma come funziona uno scambio di informazioni tramite PEC? Il messaggio inviato dal mittente è digitalmente imbustato e preso in carico dalla provider di gestione, che una volta effettuati i controlli, trasmette la ricevuta di accettazione con indicazione di data e orario di invio. Quando il messaggio giunge nella casella di posta certificata PEC del destinatario, seguirà un’altra ricevuta di avvenuta consegna da parte del provider di gestione di quest’ultimo, con le altre indicazioni di data e ora. In genere, questo processo si conclude in pochi minuti.

L’indicazione di data e ora di invio e ricezione è la garanzia necessaria per far valere lo scambio dinanzi a terzi, che in nessuna circostanza potranno opporsi al fatto.

La PEC funziona, quindi, come una classica raccomandata a/r sulla quale è posto un timbro postale. I tempi si accorciano in modo inequivocabile, così come i costi. Inviare una singola mail tramite posta certificata PEC non ha alcun costo, perché inclusa nel costo annuale di abbonamento al servizio.

È importante sottolineare che la PEC si sostituisce a una raccomandata solo se entrambi i soggetti dello scambio sono in possesso di un indirizzo PEC.

Quale casella di posta certificata PEC scegliere?

Online sono disponibili diverse soluzioni da parte dei principali gestori di posta elettronica.

La scelta di un gestore dipende da un serie di fattori, quali:

  • Costo del canone di abbonamento;
  • Dimensione dello spazio di archiviazione della casella di posta certificata PEC;
  • Notifica sms per ogni nuovo messaggio in entrata;
  • App mobile per utilizzo del servizio da qualsiasi dispositivo.

 

 

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