Smart working, le regole d’oro per superare indenni la quarantena LA GUIDA

In questi giorni in tanti stanno scoprendo i pro e contro del lavoro da casa. Per affrontare al meglio la quarantena forzata, rimanendo produttivi senza rinunciare ai fondamentali momenti di pausa, di seguito pubblichiamo la guida per lo smart working realizzata per Piacenzasera.it da Riccardo Covelli. Se hai consigli o idee da aggiungere puoi scrivergli all’indirizzo mail: riccardocovelli@gmail.com.

La guida definitiva per lo smart working, regole d’oro, consigli e strumenti gratuiti per portare avanti la tua attività nel mondo digitale – L’espansione globale dell’epidemia di COVID-19 ha portato con sè il più grande esperimento di remote working della storia. Milioni di persone si sono ritrovate faccia a faccia con tecnologie che, se utilizzate come si deve, non solo possono rendere più semplice questo periodo così duro per la vita dei lavoratori, ma anche creare un futuro in cui la giornata lavorativa come la intendiamo oggi non esisterà più.

Sempre più aziende in tutto il mondo stanno approfittando dei nuovi strumenti digitali per aumentare la produttività, la semplicità delle comunicazioni e allo stesso tempo la qualità della vita dei propri dipendenti. Quindi, se anche tu in questi giorni ti sei ritrovato in salotto con un computer sulle gambe, e non hai la più pallida di cosa, come, quando e dove iniziare, questo articolo è per te. Proveremo a riassumere le migliori abitudini, i migliori strumenti (gratuiti) e i migliori consigli d’acquisto per lavorare da casa senza diventare matto.

Prima di tutto, qualche regola generale

Il tuo spazio di lavoro – Che sia mentale o fisico, imposta dei confini tra il tuo spazio lavorativo e la tua casa. Non hai a disposizione una stanza dedicata da utilizzare come ufficio? Stai in camera da letto. Non è sufficiente? Allora cambiati i vestiti. Jeans e t-shirt dalle 9 alle 16, pigiama prima e dopo. Metterti gli stessi vestiti che metteresti al lavoro aiuta la tua mente a entrare nell’ottica di dover lavorare, mentre stare in pigiama ottiene l’effetto contrario.

La tua giornata lavorativa – Buona notizia numero 1: non puoi uscire di casa, perciò difficilmente farai troppo tardi la sera. Se vai a letto a mezzanotte, alle 8 sarai in piedi. E se tiri fino alle 9 nessuno se ne accorgerà, tranquillo. Perciò: niente sveglia. L’altra buona notizia è che 6 ore di lavoro possono essere sufficienti, specialmente in questo periodo. Non fissarti su 8 solo per sentirvi produttivo, ti ritroverai a riempire il tempo con attività inutili. Ma imponiti degli orari (e rispettali): non vuoi trovarti a lavorare a qualsiasi ora, 7 giorni su 7, notte e giorno, rispondendo a tutte le mail e telefonate che ricevi.

Si chiama smart working perchè è smart, ovvero intelligente. Dopodichè, prenditi le pause che ti servono. Che siano 5, 10 o 15 minuti, hai bisogno di break per staccare da un lavoro che può diventare asfissiante. Sotto troverai tutte le applicazioni utili per ricordarti quando fermarti e prendere una pausa per un caffè, una boccata d’aria (sul balcone) o una telefonata a un amico (che di questi tempi possono fare bene). Un consiglio spassionato: non controllare costantemente le notizie. Non è un bel momento, lo sappiamo bene. Fallo 1 volta al giorno, non di più. La tua salute mentale ti ringrazierà.

Tieniti allenato – Appena sveglio, in pausa pranzo o a fine giornata prenditi il tempo per fare una passeggiata, o anche del semplicissimo stretching in camera da letto. Non riesci a ritagliarti mai un momento? Imposta una sveglia sul tuo smartphone. Per fare esercizio in casa basta un tappetino e poco altro. App e video tutorial su YouTube saranno tuoi amici (in fondo all’articolo trovi alcuni esempi per iniziare).

Dedicati ai social network aziendali – Questa pausa obbligata dalla vita reale può essere l’occasione per curare come si deve i tuoi canali di comunicazione online. La food blogger Giulia Golino ha riassunto i migliori consigli per prendersi cura dei propri social network. Trovi tutto sul gruppo Facebook #PiacenzaNonSiFerma.

Veniamo a noi: gli strumenti digitali (gratuiti) – Stabilite un paio di regole fondamentali, passiamo ai tool necessari per svolgere ogni tipo di lavoro con l’agilità e la semplicità che il lavoro da casa può metterti a disposizione. Di seguito troverai una breve lista degli strumenti che utilizzo quotidianamente per gestire il mio lavoro. Importante: se la tua attività è nuova a tutto questo, non ti preoccupare. In pochi giorni tu e i tuoi collaboratori vi abituerete e diventeranno il nuovo standard. Del resto, avete alternative?

Ti mando un Whatsapp? No, ci sentiamo su Slack – Per cominciare, ti servirà uno strumento per gestire in modo semplice ed efficace le comunicazioni con dipendenti e collaboratori. Per molte attività, per esempio quelle a contatto diretto con il cliente, come i piccoli commercianti, sono sufficienti telefono, mail e una qualsiasi app di messaggistica istantanea (Whatsapp e Telegram sono le più diffuse). Se invece il tuo lavoro si svolge principalmente davanti al computer, e quotidianamente ti trovi a gestire un grande numero di comunicazioni, uno standard su scala mondiale è Slack. Perchè proprio lui? Perchè rimpiazza infinite conversazioni via mail e messaggi whatsapp che altrimenti si perderebbero nel marasma generale. É gratis, intuitivo e semplice da utilizzare.

Il funzionamento è semplice:

1. Slack si basa su canali, che non sono altro che i nomi dei progetti (es. “Sito Web Barilla”), dei clienti (es. “Barilla”) o del team di lavoro (es. “Produzione”)

2. Crea un canale dedicato agli annunci generali (di default l’applicazione crea un canale chiamato #general, puoi usare quello). Potrai usarlo per dare informazioni e comunicazioni generiche a tutti i membri della tua attività

3. Crea un canale per ogni progetto, cliente o team di lavoro. Ti aiuterà a suddividere il flusso di lavoro in modo chiaro. Un esempio? Lavori in un’agenzia di comunicazione che ha come cliente Barilla? Crea un canale chiamato #barilla e inserisci i tuoi collaboratori che lavorano al progetto.

Chiamarsi, gratis (e senza mascherina) – Non potremo incontrarci di persona, ma parlarsi nel 2020 è semplicissimo e gratuito. Gli strumenti per fare call e videocall sono tantissimi, te ne metto qui 3 tra i migliori in circolazione, rigorosamente gratuiti. Uno su tutti Skype, lo standard mondiale per chiamare e videochiamare gratuitamente, disponibile per tutti i dispositivi. Lo trovi qui. Una validissima alternativa (ma per meeting limitati a massimo 4 persone) è Whereby. Non devi scaricare nulla, si accede direttamente online, qui. Imposta un nome per la stanza virtuale e invia il link ai contatti con cui devi effettuare la telefonata. Se hai un account Google (Gmail, YouTube o Drive, per esempio), puoi invece utilizzare Hangouts.

Archiviare e accedere ovunque a tutti i documenti che ti servono – C’è un’oasi pacifica in cui archiviare tutti i file che ti servono e poterli reperire in qualsiasi momento, da qualsiasi device (smartphone, tablet o pc). Quell’oasi si chiama Dropbox. E’ un servizio di file hosting che offre anche la possibilità di creare ed editare documenti online (fogli Excel, documenti Word e presentazioni Powerpoint). Hai 2GB di spazio gratis, estendibili invitando altri amici ad utilizzare il servizio. Ovviamente ha app sia per smartphone che per computer. Una validissima alternativa è Google Drive, ed ha pressochè le stesse funzioni.

Come gestire al meglio il tuo tempo e le pause – Per gestire meglio il tuo orario lavorativo usa un’app che ti possa avvisare quando ti serve una pausa. Se usi Mac, ti consiglio Be Focused. C’è anche l’app per iPhone. Se invece usi Android, puoi provare Brain Focus. Inoltre, per gli amici che fatturano il proprio lavoro a ore, potete tenerne traccia usando Harvest. Qui una breve guida in italiano. Qui il download per Mac, qui per Windows.

Meditare non è da sfigati – In questa pioggia quotidiana di informazioni e notizie angoscianti, non c’è niente di meglio che ritagliarsi del tempo per svuotare la testa. Come? Io uso un’app chiamata Calm. Ti ci rilassi durante la giornata, ti mette a letto come si deve la sera.

Palestra in casa, da dove comincio? – Un’ottima risorsa sono i 6 minutes workout del New York Times: 3 video che mostrano semplici esercizi da svolgere in 6 minuti, 3 volte a settimana, nel salotto di casa.

Vuoi provare il favoloso (e doloroso) mondo dello yoga? C’è il canale YouTube di Adriene. Restando nel mondo dei canali YouTube (quindi, video tutorial gratis) per esercizi a corpo libero puoi guardarti il canale di FitnessBlender o POPSUGAR Fitness.

Ho 1000 cose da fare. Come le gestisco? – Tenere traccia di tutte le cose che devi fare, sia per la tua attività che per la tua vita personale è diventato molto semplice grazie agli strumenti digitali. Un ottimo strumento, ormai diventato uno standard, è Trello (lo dice anche Aranzulla). Trello si compone di 3 elementi chiave:
– Bacheca: è il tuo progetto o il tuo team

– Liste: sono colonne all’interno del quale andrai ad inserire le cose da fare, che potrai suddividere nel modo che preferisci. Un consiglio? Per molte attività la configurazione di base “Da fare / In corso / Fatto” è sufficiente.

– Schede: sono le cose da fare (ma possono essere usate anche come idee o attività, per esempio “Ritirare i vestiti in lavanderia”). Ogni scheda può essere arricchita inserendo scadenze, priorità e aggiungendo collaboratori. Ma questo, per ora, possiamo lasciarlo da parte.

Ok, sono pronto. Ma i bambini chi li tiene? A questo link il nostro amico Salvatore Aranzulla vi consiglia un po’ di app per distrarre (ed educare) i vostri bambini. Altre buone attività per distrarli (e lavorare in santa pace):
– LEGO, che puoi comprare direttamente su Amazon
– Un bel puzzle
– L’allegro chirurgo
– Kit per esperimenti scientifici vari

Qualche app utile – Di seguito una lista di app e strumenti utili che potrebbero semplificare la tua vita lavorativa in remoto
– Acrobat: app per visualizzare i documenti in PDF sul proprio smartphone.

– Genius Scan: app per scannerizzare velocemente documenti ed averli in PDF sul proprio smartphone. Utilissima per archiviare fatture, ricevute, scontrini e molto altro.

– Later: app per programmare i post su alcune piattaforme social (Facebook, Instagram, Twitter e Pinterest).

– My Business: app di Google per gestire la presenza della tua attività nel motore di ricerca. Importantissima per aggiornare orari, indirizzo e gestire le recensioni.

– Noisli: app per generare suoni che aiutano a concentrarsi o rilassarsi.

– Snake ’97: sì, il giochino del Nokia 3310. Perchè dopo un po’ vorrai anche cazzeggiare.

Altri oggetti utili – Di seguito una lista di oggetti utili che puoi trovare comodamente su Amazon.
– Una moka decente

– Una tazza da tè con infusore

– Una tuta comodissima

– Un mouse bluetooth

– Una tastiera bluetooth

– Un paio di cuffie per le videochiamate

– Un tappetino per allenarsi in casa

Quindi, che ne sarà di noi? – Finita l’emergenza COVID-19, il remote working (o smart working) potrà diventare lo standard per tanti lavoratori in tutto il mondo. Innanzitutto garantisce meno costi, come benzina, autostrada, usura dell’auto, abbonamenti dei mezzi pubblici, pranzi e cene fuori, colazioni di lavoro, e quant’altro. Se ciò non bastasse, aumenta il tempo libero: in una settimana abbiamo 168 ore, e se riusciamo a rimuovere il tempo di viaggio, a ridurre il tempo per prepararci, ad accorciare le pause pranzo, può succedere che in 5 giorni riusciremo a ritagliarci più di 15 ore da dedicare ad amici, famigliari e tutto ciò che preferiamo. Non è questo il momento, ma tra qualche mese il remote working sarà un tema centrale. Ci faremo trovare preparati?

Non tutti siamo nati pronti. Se hai bisogno di consigli per far funzionare la tua attività in digitale, puoi entrare in contatto con Riccardo Covelli scrivendogli una mail a riccardocovelli@gmail.com. Per tutta la durata dell’emergenza coronavirus sarà a disposizione gratuitamente per consigli e consulenze.